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Stai per organizzare un evento. Hai già realizzato altri meeting e ti accingi a prepararne un prossimo. Oggi più che mai quello dell'incontro è un momento importantissimo della comunicazione. Promuovere un evento aggregativo è sempre una cosa eccitante, comunque un po' fuori dall'ordinario, per sua natura complessa e quindi piuttosto impegnativa. E' normale dunque che qualcuna di queste domande sì presenti legittimamente alla tua mente. Ecco i pensieri e gli interrogativi più frequenti di chi si appresta a realizzare un nuovo evento.
- Responsabilità -
L'ho già fatto altre volte e con ottimi risultati. Perché allora la cosa comunque un po' mi preoccupa?
- Tempi e modi - Occorre mettersi all'opera appena possibile e attivare le giuste procedure. Non sarò per caso già in ritardo per avere tutto ciò che mi serve nel modo che mi serve?
- Risorse umane - Devo valutare e pianificare l'impiego di energie. Quante giornate di lavoro mie e di altri componenti del mio staff dovrò impegnare nella preparazione dell'evento?
- Efficienza - E' importante che anche durante la fase di preparazione dell'evento non venga meno la normale produttività del settore. Come eviterò di sottrarre tempo e attenzione alle normali responsabilità dell'ufficio?
- Pianificazione e coordinamento - Da oggi fino ala conclusione dell'evento a me fa capo la responsabilità organizzativa. Come gestire efficacemente tutte le scelte di progetto, le risorse economiche e le diverse persone che aspetteranno comunque da me istruzioni precise?
- Innovazione - Un meeting è una grande occasione per conoscere e farsi conoscere al meglio. Riuscirò a cogliere e a far cogliere a pieno anche agli altri tutte le opportunità create dall'evento?
- Risorse economiche - Occorre ottimizzare l'investimento. Come riuscirò a fare scelte appropriate al livello dell'evento e rimanere entro i limiti di budget?
- Progetto - Tutti vedono in me la persona giusta per gestire al meglio la realizzazione dell'evento. Riuscirò a stimolare la partecipazione e a soddisfare tutte le aspettative?
- Comunicazione - Non vedo l'ora che tutto sia concluso e archiviato e so che questo non è l'atteggiamento giusto. Come potrei allora rendere produttiva e stimolante anche la fase di preparazione?
- Controllo di gestione - Sono in una posizione di grande responsabilità. Come posso gestire la cosa senza rischio economico, con la giusta copertura finanziaria e con il massimo di efficacia comunicativa?
Se nell'accingerti a organizzare un evento ti sei posto qualcuna di queste domande, vuol dire che tu consideri i momenti di incontro il modo più efficace di coinvolgere, lanciare e raccogliere nuove idee, condividere esperienze, sviluppare scambi e progetti, promuovere elevati livelli di comunicazione e relazione.
Il tuo è l'approccio più corretto per fare rendere al massimo il tuo impegno di lavoro e il tuo investimento di tempo e di denaro.
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